Was ist eine online Kanzlei?
Digital und online ist nicht das Gleiche. Es gibt durchaus digitale Kanzleien, die aber keine online Kanzleien sind. Allerdings ist jede online Kanzlei eine digitale Kanzlei.
Steuerberater, die Home-Office anbieten, sind keine online Kanzleien.
Eine online Kanzlei zu sein bedeutet, dass Mitarbeiter und Mandanten nicht mehr persönlich in die Kanzlei kommen. Mitarbeiter und Mandanten agieren in einer online Kanzlei in “digitalen” Räumen und sind durch digitale Tools wie Chats, geteilte Online Arbeitsplätze und Videotelefonie verbunden.
Teamarbeit statt Einsamkeit
Das Arbeiten in einer traditionellen Steuerkanzlei war eher einsam. Oft waren die Türen zu und jeder hat seine Mandate allein bearbeitet und auch die Probleme alleine gelöst.
In einer online Kanzlei wird mehr im Team gearbeitet als in traditionellen Kanzleien. Das liegt daran, dass man viel schneller ein Problem visuell klären kann und online Tools wie Video Chats mit dem Teilen des Bildschirms gerade dazu einladen fachliche Probleme gemeinsam über einen geteilten Bildschirm oder über ein Live geteiltes Arbeitsplatt zu lösen.
Jeder hat die Möglichkeit einen Online Arbeitsbereich zu erstellen, auf dem man ohne große Kenntnisse mit jedem in der Kanzlei in Echtzeit zusammen arbeiten kann. Es ist wie eine Art Pinnwand auf der alle Dinge direkt gepostet und der Mauszeiger eines Kollegen live zu sehen ist. Zusätzlich gibt es virtuelle Räume, in denen man sich treffen kann.
Statt Post It`s gibt es digitale Aufgabensysteme, die jederzeit und überall einen Überblick über To Dos, Projekte und anstehende Vorgänge geben. Digitale Notizen sind auf jedem Endgerät sofort verfügbar und das Suchen nach verlegtem Papier gehört der Vergangenheit an.
In einer online Kanzlei ist fachliches und technisches Wissen im Intranet sofort und zielgenau verfügbar. Die Stichwortsuche in Beiträgen, Videos und online Webinaren ist ein Kinderspiel.
Videomeetings und Chats
Alle Mitarbeiter einer online Kanzlei sind direkt über einen PC mit Kamera oder Smartphone miteinander verbunden. Es gibt übergreifende Chats und Kanäle in denen Fragen gestellt werden können und die andere Mitarbeiter in Echtzeit beantworten. Jeder kann die Maussteuerung übernehmen und mit den richtigen Eingaben im Programm online sofort helfen. So entsteht ein Live-Support, der in traditionellen Kanzleien nicht möglich ist. Auch an Dokumenten und Tabellen kann spontan gemeinsam über einen geteilten Bildschirm zusammen gearbeitet werden.
Die Zusammenarbeit mit Mandanten erfolgt ausschließlich online. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen online Terminkalender in dem Mandanten zu bestimmten vorgegebenen Zeiten online selbst Termine buchen können. Dadurch entstehen automatisch ruhige Zeiten, in denen Vorgänge ohne ständige Unterbrechungen konzentriert abgearbeitet werden können.
Oft ist das aber gar nicht nötig, denn alle Mandanten haben eine App ähnlich Whatsapp mit der sie Fragen stellen und Informationen liefern können. Deswegen gibt es in einer online Kanzlei auch keine EMails mehr.
Steig ein in die Welt der digitalen Steuerberatung
Wir haben bereits früh erkannt, dass sich die klassische Steuerberatung wandelt. Nicht zuletzt durch künstliche Intelligenz wird die klassische Arbeitsweise eines Buchhalters oder Steuerfachangestellten keine Zukunft mehr haben. Das Eintippen von Buchungssätzen der laufenden Buchhaltung gehört der Vergangenheit an. Die Zukunft heißt FiBu-Tronik.
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Du solltest eine klassische Berufsausbildung der folgenden Berufe – oder, wenn auch ohne die klassische Ausbildung jedenfalls langjährige Erfahrung – haben als:
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