Warum Buchhaltung digitalisieren?
Digitale Buchhaltung hat viele Vorteile für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse effizienter und übersichtlicher gestalten wollen. Folgende Punkte waren in der Vergangenheit ausschlaggebend:
Digitale Buchhaltung spart Platz und schont Ressourcen, da Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen. Das spart auch Kosten für Papier, Ordner, Drucker und Lagerung.
Digitale Buchhaltung erleichtert die Analyse der Unternehmensentwicklung, da die Finanzdaten jederzeit und überall abrufbar sind. Außerdem können die Daten leichter ausgewertet und visualisiert werden.
Digitale Buchhaltung beschleunigt die Buchhaltung, da viele Prozesse automatisiert werden können. Zum Beispiel können Belege automatisch erfasst, kategorisiert und mit Transaktionen abgeglichen werden. Auch die Erstellung und der Versand von Rechnungen und Angeboten können online erfolgen.
Digitale Buchhaltung verbessert die Genauigkeit und Integrität der Finanzdaten, da menschliche Fehler minimiert werden. Außerdem müssen die digitalen Daten den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) entsprechen, was eine nachträgliche Veränderung ausschließt.
Digitale Buchhaltung vereinfacht die Kommunikation mit dem Steuerberater, da die Daten digital übermittelt werden können.
Diese Vorteile sind sicher “nice to have” – sie gelten schon seit Jahren. Was heute allerdings eine digitalisierte Buchhaltung von der Kür zur Pflicht macht ist die Automatisation in Verbindung mit künstlicher Intelligenz, deren Nutzen weit über die vergangenheitsorientierte Betrachtung von Zahlen hinaus geht:
Nur digitale Belege sind durchsuchbar. Erst die Durchsuchbarkeit bringt nicht nur der Buchhaltungsabteilung Effizienzvorteile, sondern der Geschäftsführung und dem gesamten Unternehmen, durch das schnelle und gezielte Auffinden von wichtigen Informationen.
Bei einer Durchsuchbarkeit in der Cloud lassen sich KI gestützte Anlasyen in Sekunden erstellen. Wo früher noch Stunden menschlicher Fleißarbeit notwendig waren generiert KI mittlerweile aussagekräftige Informationen in Sekunden. Die Ergebnisse aus der Buchhaltung stehen an entscheidender weiterer Stelle im Unternehmen unmittelbar zur Verfügung. Die Zeit zwischen Geschäftsvorfall, Verbuchung, Aufbereitung und Analyse sinkt erheblich.
Digitale Buchhaltung mit hassenpflug.online und WODIX – eine Erfolgsgeschichte
Die CB Immobilienverwaltung ist eine Immobilienverwaltungsgesellschaft, die Gewerbe- und Wohnimmobilien betreut. Sie hat mit unserer Hilfe die Prozesse in der Buchhaltung digitalisiert und automatisiert und arbeitet mittlerweile komplett papierlos.
Die Herausforderung
„Unsere Buchhaltung war ein ständiger Quell von Stress und Frustration. Wir hatten oft Schwierigkeiten, alle Belege zu finden und zu ordnen, die wir für unsere Abrechnungen brauchten. Dabei mussten wir uns mit vielen verschiedenen Useraccounts und Tools herumschlagen, die nicht miteinander harmonierten. Dieser manuelle Prozess kostete uns jeden Monat viel Zeit und Nerven. Zum Glück erfuhren wir von einem befreundeten Unternehmen, das mit hassenpflug.online seine Buchhaltung digitalisiert hat, wie wir unsere Buchhaltung digitalisieren und vor allem auch automatisieren können. Wir haben mit den Steuerberatern von hassenpflug.online und den IT-Experten der WODIX GmbH unsere Buchhaltung analysiert und verschiedene Lösungsansätze besprochen. Von Vorteil ist, dass die Experten von hassenpflug.online jede Menge Erfahrung mit online Buchhaltungslösungen haben und ebenso wie die WODIX GmbH vor allem produktunabhängig sind. Wir hatten uns schon vorher einige System angesehen, aber so richtig hat es nicht gepasst. Erst durch die zusätzliche Expertise von hassenpflug.online und WODIX konnten wir aus einer Kombination weniger Tools unsere Prozesse optimieren und in eine neue Ära der Buchhaltung starten.“
Die Lösung
„Wir haben zunächst in zwei Beratungsterminen unsere vorhandenen Geschäftsprozesse analysiert. Die Experten von hassenpflug.online und WODIX haben uns dann verschiedene Wege aufgezeigt unsere Prozesse zu digitalisieren und zwar immer mit dem Blick auf eine hohe Automatisierungsquote. Für uns war vor allem wichtig, dass wir Informationen aus Dokumenten und Belegen, wie z.B. eine Artikel Nummer, eine Produktbezeichnung oder einen Mietvertrag ohne Nachfrage beim Steuerberater direkt online mit einer Stichworteingabe finden können. Wenn ein Mitarbeiter mit dem Dienstwagen tankt, dann muss der Mitarbeiter direkt nach dem Tanken die Tankquittung mit dem Smartphone scannen und der Tankvorgang muss direkt in der Buchhaltung landen. Gleichzeitig muss der Beleg aber auch für die Erstellung der Abrechnung gegenüber dem Kunden verfügbar sein.
Die auf dem Markt befindlichen online Buchhaltungslösungen wie lexoffice, sevdesk, getmyinvoices oder ähnliche reichten dafür alleine nicht aus. Zwar konnten wir über diese Lösungen Belege wie eine Tankquittung direkt scannen und in die online Buchhaltung hochladen – aber das war nur die halbe Miete, denn wir benötigten diese gleichzeitig in unserer eigenen Cloud Datei Struktur. Zusammen mit wodix haben wir nach der Planungsphase unter Einsatz von Microsoft Sharepoint eine vorgelagerte Cloud Struktur geschaffen, die unsere Prozesse um das Vielfache beschleunigt und verschlankt haben und reibungslos mit der neuen Buchhaltungslösung automatisiert zusammenarbeiten. Der Mitarbeiter wirft die Tankquittung mittlerweile direkt nach dem Tanken weg und wenige Minuten später ist der Beleg bereits beim Steuerberater verbucht und archiviert. Ohne menschliches Eingreifen.
Das Ergebnis
„Wir sind sehr zufrieden mit unserer vollständig digitalisierten Buchhaltung. Der Zeitaufwand für die Buchhaltung hat sich drastisch reduziert, da wir nicht mehr nach Belegen suchen müssen, denn die Belege sind im Volltext durchsuchbar und jederzeit überall vorhanden. Der größte Vorteil ist die Zusammenführung und Automatisierung von Prozessen. Dadurch sparen wir enorm viel Zeit im Buchhaltungs- und Rechnungsmanagementprozess. Gleichzeitig steigt die Qualität der Buchhaltung insgesamt und die Buchhaltungskosten sind gesunken.”
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