Der Weg in die digitale Kanzlei

Wir starten mit einem kurzen Vorgespräch zur Erfassung des IST-Zustandes und geben bereits Infos zum Digitalisierunspotenzial. Wenn die Chemie stimmt entwickeln wir anschließend gemeinsam eine effiziente Digitalisierungsstrategie. Diese Schritte legen den Grundstein für eine effektive Zusammenarbeit.

Die Kommunikationswege legen wir am Anfang je nach Stand der Digitalisierung fest. Wir stehen gerne für Telefontermine oder MS-Teams-Videoanrufe zur Verfügung. Bei fortgeschrittenen Projekten arbeiten wir eng über Tools wie z.B. Microsoft Loop, Notion, Mircosoft Whiteboard etc zusammen.

Die eingesetzte Kanzleisoftware spielt für uns keine Rolle. Wir kennen Datev, Addison, Agenda und weitere Anbieter im Steuersoftware Bereich. Im Anwaltsbereich spielt es keine Rolle, ob RA-Micro, Advoware oder andere Software im Einsatz ist.

Das hängt von dem Ergebnis der bereits im Einsatz befindlichen Software und auch von der IT-Infrastruktur ab. Generell lässt sich jedoch sagen, dass eine Digitalisierung ohne Cloud-Lösungen nicht mehr state of the art ist. Gerade der Einsatz von KI erfordert die Zugänglichkeit von Informationen in einer Cloud. Je nach alter des Kanzleiservers bietet sich möglicherweise ein Umzug des Servers in eine Cloud an. 

Ganz klar, nein! Wir wollen ein IT-Unternehmen nicht ersetzen und nehmen dieses von Anfang an mit ins Boot. Nahezu jede Kanzlei hat ein IT-Unternehmen, das sich um den Kanzleiserver und um Probleme der vorhandenenen IT-Infrastruktur kümmert. Daran soll sich auch nichts ändern. Sollte die IT-Infrastruktur ungeeignet sein, besprechen wir auf Ihren Wunsch Änderungen mit Ihrem IT-Partner. 

Die Software Anbieter (Datev, Addison, RA Micro usw.) ermöglichen im Rahmen ihrer Software digitale Lösungen, wie z.B. DUO oder AOC. Diese Lösungen ermöglichen bereits digitale Prozesse. Das ist heute “Pflicht” – die “Kür” ist es auf diese Prozesse aufzusetzen und weitere Prozesse zu integrieren. Oder stellen Datev, Addison usw. z.B. ein digitales Onboarding neuer Mandanten oder die Online Terminbuchung zur Verfügung? Es gibt eine Vielzahl von Prozessen, die die Softwareanbieter nicht anbieten und auch in Zukunft nicht anbieten werden (können). 

Weniger als er bringt 😉 Wir arbeiten auf Tages- oder Stundensatzbasis. Ziel ist es immer, dass sich die Kosten unserer Beratung so schnell wie möglich amortisieren. Unsere Dienstleistung ist ein Investment. Wird z.B. durch die online-Terminbuchung das Sekretariat entlastet, dann wird statt einer Vollzeitstelle nur noch eine Halbzeitstelle benötigt. Dann spart das Investment “online Terminkalender” jedes Jahr ca. 20 TEUR. Das kostet die Implementierung aber bei weitem nicht. Wir berechnen den ROI im Rahmen der Strategieplanung!

Aber selbstverständlich! Es gibt verschiedene Förderprogramme und wir beraten gerne zu einzelnen Fördermöglichkeiten. Auf Bundesebene gibt es beispielsweise das Förderprogramm “go digital” des BMWK. Der Staat übernimmt bis zu 50 % der Beratungskosten, die im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen anfallen. Auf Länderebene gibt es ebenfalls Förderprogramme. 

Weil es uns Spaß macht! Wir haben in Gesprächen festgestellt, dass vielen Kanzleien das Wissen zur Digitalisierung fehlt und aller Anfang schwer ist. Der Fachkräftemangel führt zu unzufriedenen überlasteten Mitarbeitern und Neue bewerben sich nicht, weil es am Kanzleistandort keine gibt. Da nutzen auch keine Obstkörbe was. Eine digitale Kanzlei ist als Arbeitgeber attraktiv und beschäftigt Mitarbeiter aus dem Homeoffice ohne dass die Teamarbeit leidet.